II „Die Planung und Vorbereitung“

Obwohl es sich bei dem Vorhaben um ein zunächst kleine Transportfahrt handelte, mussten bedingt durch die spezielle Situation vor Ort Vorbereitungen getroffen werden. Diese Initiative besaß alle Merkmale eines kleinen Projektes, weshalb wir eine entsprechende Vorgehensweise gewählt haben. In einem ersten Schritt haben wir Ziele benannt und daraus die wichtigsten Fragestellungen abgeleitet. Neben den klassischen Fragen der Fahrzeugbeschaffung, der Proviantliste, usw. kamen Fragen auf wie bspw.:

• Welche Dokumente müssen von uns/von den Flüchtlingen vorbereitet werden?

• Ist der Transport versichert?

• Welchen Proviant müssen wir für Kleinkinder oder Babys einplanen?

• Benötigen wir eine Reisetoilette für Flüchtlinge, die in den vergangenen Tagen/Wochen verdorbene oder schmutzige Nahrung aufgenommen haben?

• Wie können wir sicherstellen, dass sich keine Waffen im Gepäck befinden?

• Usw.

Aus unzähligen Fragen haben wir Handlungsfelder abgeleitet und einzelne Maßnahmen aufgeführt, die erledigt werden müssen. Wir haben das Team etwas erweitert (Person möchte nicht genannt werden) und die Aufgaben so verteilt, dass jedes Mitglied seine Kompetenzen einbringen konnte. So konnten wir in 6 Handlungsfeldern 41 Aufgaben einsortieren. Neben regelmäßigen Treffen haben wir eine WhatsApp-Gruppe eingerichtet, die unsere Kommunikation sicherstellte. Man kann Social Media Kanäle verteufeln und kritisieren, für die Zusammenarbeit aus unterschiedlichen Standorten sind diese Instrumente essenziell. Zu den ersten Aufgaben gehörten auch die Beschaffung von Spendengeldern und Sachspenden. Es wurde ein Treuhandkonto eingerichtet, auf das in den folgenden zwei Wochen ein recht ansehnlicher Betrag eingegangen ist. An dieser Stelle nennen wir keine Spender, wir kommen jedoch individuell auf die Personen zu. Unser großer Dank richtet sich an alle, die finanzielle Beiträge und Sachspenden geleistet haben. Genannt werden darf sicher die Firma Jungbluth Service & Miet und Vertriebs GmbH (Volker Jungbluth), die uns kostenfrei einen Neunsitzer mit hoher Ladekapazität bereitgestellt hat. Der Dank geht auch an Daniel Dickers, denn er ermöglichte mit AS24 die Sicherstellung der Treibstoffversorgung. Der Firma von Christoph (JaCo-Logistik) gilt ebenfalls unser Dank für das Backoffice, die Tourenplanung und Bearbeitung logistischer Prozesse.

Zum Plan gehörte zunächst die Belieferung einer Klinik in Lwiw (Lemberg) mit speziellen Krankenhausmaterial. Da wir nur auf kleinen Bus zugreifen konnten, musste das Material klein, aber hochwertig sein. Insgesamt haben wir 25 Artikel unterschiedlicher Mengen aus 8 Materialgruppen eingekauft und als Spenden entgegen genommen. Neben Verbandsstoffen, und speziellen Pflegeartikel, haben wir auf ein ausgewogenes Verhältnis von Kathetern, Spritzen, Nahtmaterial, Skalpelle, chirurgisches Instrumentarium, Blutzuckermesssysteme uvm. beschafft. Alles Material, was klein, wichtig und teuer ist. Mein Wohnzimmer glich einem kleinen Logistikzentrum von Amazon.

Einen Tag vor der Abreise wurden die verschiedenen Kisten sortiert und verpackt. Der Inhalt musste dreisprachig (ukrainisch, polnisch und deutsch) beschriftet werden. Zur Planung gehörte auch die Vorbereitung behördlicher Angelegenheiten. Einerseits musste der Transport bei den Konsulaten in Polen angemeldet werden, andererseits war es uns wichtig zu wissen, welche Schritte in Andernach eingeleitet werden mussten, um nach der Heimkehr die wichtigsten Maßnahmen zu ergreifen. Dazu gehört die Registrierung, die Meldung bei der Ausländerbehörde, die Einrichtung von Geldkonten, die Verträge mit Krankenkassen, die Unterbringung.

Morgen: „Die Anreise nach Warschau und der Kontakt zu einem Hochsicherheitsbereich“